اگر کسب و کار خود را داشته باشید، حتما می‌دانید که سفارش گردانی از لازمه‌های نظم و انضباط برای مدیریت یک شرکت خوب است. هر روزه نیاز به استفاده از سفارش گردانی افزایش می‌یابد و انواع روش‌های آن در نقاط مختلف جهان ابداع و مرسوم می‌شوند.
شرکت‌های تولیدی و یا آن‌هایی که به هر طریقی دارای انبار محصولات هستند، چه کوچک باشند و چه بزرگ، به سفارش گردانی نیاز دارند و با این کار می‌توانند برنامه ریزی و کنترل بیشتری برای فعالیت‌های خود داشته باشند.
در این مقاله تلاش بر این است که پاسخی جامع بر سوالات زیر داده شود و شبهات به طور کامل برطرف گردند:
تعریف سفارش گردانی
سفارش گردانی شامل چه مواردی است؟
چرا به سفارش گردانی نیاز داریم؟
از یک سیستم سفارش گردانی چه انتظاری می‌رود؟
مزیت‌های سفارش گردانی برای شرکت‌ها کدام اند؟
حال به ابتدایی‌ترین آن‌ها یعنی تعریف سفارش گردانی می‌پردازیم.
تعریف سفارش گردانی
فروشگاه‌های آنلاین هر ساله از محبوبیت بیشتری برخوردار می‌شوند و استفاده از آن‌ها برای خرید اقلام متنوع همواره رو به پیشروی است. این فروشگاه‌ها دارای انبار محصولات هستند و اجناس خود را در محیطی سرپوشیده، هانگارد و یا باز نگهداری می‌کنند. نوع انبار به نوع فروشگاه آنلاین و محصولات موجود در آن بستگی دارد.
انبار مکانی مشخص برای کالاهای صنعتی، بازرگانی، مواد اولیه و یا فرآورده‌های مختلف است که برای اداره درست به چهارچوب مشخصی نیاز دارد. موارد موجود در انبار باید با ترتیبی مناسب دسته بندی و طبقه بندی شده باشند تا دسترسی به آنان آسان شود.
اما مدیریت انبار به مراحلی ساده همچون آن چه گفته شد محدود نمی‌شود. به علاوه، شرکت مربوطه باید فرآیندهای دقیقی جهت نگهداری محصول، پردازش سفارشات و ارسال آن‌ها تعیین کرده باشد. به کلیه این فرآیندها سفارش گردانی می‌گویند و این امر را برای یک فروشگاه آنلاین ضروری می‌دانند.
سفارش گردانی شامل چه مواردی است؟
سفارش گردانی شامل انبارداری، بسته بندی محصول، جمع آوری محصولات از انبار متناسب با فاکتورها، بسته بندی سفارش و در نهایت ارسال سفارشات و هماهنگی با شرکت‌های حمل و نقل است. هر یک از این موارد برای خود حدیثی مفصل دارند و تعریفی جداگانه را شامل می‌شوند.
توصیه می‌کنیم مقاله روش‌های انبارگردانی را بخوانید و درباره این بخش از سفارش گردانی اطلاعات بیشتری داشته باشید؛ چرا که بسیار مهم و حیاتی است.
البته در این مقاله نیز به شرح کوتاهی از انبارداری می‌پردازیم.
انبارداری
انبارداری یا انبار گردانی عملی است که پس از گذشت سیکلی مشخص همچون یک سال، توسط هر شرکت و کارخانه صورت می‌گیرد و شامل شمارش تمام کالاهای موجود در انبار، تطبیق موجودی با موجودی سیستم و دفترچه حسابداری و تشخیص مغایرت‌های موجود است. طی این فرایند، مواد و قطعات موجود در انبار کنترل می‌شوند و تمامی اطلاعات مربوط به آن‌ها پس از یک سال مورد نظارت قرار می‌گیرد.
انبارداری قوانین خاص خود را دارد و برای این که اصولی و درست واقع شود، اضافه بر کاهش درصد خطا و فعالیت‌های در راستای آن، باید صریح و قاطع باشد. با شروع انبارداری، انبار پلمپ شده و ورود و خروج افراد متفرقه به آن ممنوع می‌شود. تگ زدن نیز باید با دقت کافی انجام گیرد تا در نهایت سفارش گردانی درستی رقم بخورد. البته هر شرکت قوانین خاص خود را دارد و شیوه منحصر به فرد خودش را در انبارداری پیاده می‌کند.
معمولا گروه کنترل کالا، سرپرست انبار و انباردار در این فرایند دخیل هستند و حضور پررنگ دارند. این کار روش‌های مختلفی دارد و با ابزارهای متفاوتی صورت می‌گیرد. برای مثال اکنون انبارداری به‌واسطه نرم افزارهای پیشرفته و تکنولوژی مدرن مرسوم شده و باعث صرفه جویی در هزینه زمانی و مالی شرکت است؛ اما در گذشته به شکل سنتی، یعنی به‌وسیله افراد و به صورت دستی انجام می‌شده است. به همین علت گفتیم که در زمان انبارداری افراد، به جز آن‌ها که در انجام این کار به شکل دستی دخیل اند، حق حضور در انبار را ندارند.
این بخش از سفارش گردانی بر کلیه امور شرکت اثر گذار است و اشتباه در آن می‌تواند هزینه و خسارت زیادی به دنبال آورد. از این جهت نرم افزارهای انبارداری از دقت بالایی برخوردار بوده و مشکلات مربوط به روش‌های سنتی را برطرف کرده اند. مدیریت شرکت باید به درستی این پروسه نظارت کند و تمامی مراحل را زیر نظر داشته باشد.
پس از تعیین موجودی در پایان دوره و تطبیق محصولات انبار با موجودی سیستم و امور حسابداری، میزان کسری و مغایرات تصحیح شده و همه ایرادات برطرف می‌شوند.
شرکت‌های مختلف بنا به گستردگی خود دوره‌های متفاوتی دارند و ممکن است این کار را یک یا چند بار در سال انجام دهند. در نتیجه انبارداری، ارزش‌های مالی کالاهای موجود مشخص شده و سود و ضرر فروشگاه یا کارخانه مربوطه تا مقدار زیادی نمایان می‌شوند.
در این زمان می‌توان فهمید که سرمایه گذاری روی چه کالاهایی بهتر است و کدام محصول می‌تواند فروش را افزایش دهد. انبارداری از ثبت کالاهای تکراری جلوگیری می‌کند، گزارشی به درد بخور و دقیقی مانند کارنامه شرکت ارائه می‌دهد، خطای کارکنان را کم می‌کند، حسابداری را تسهیل می‌دهد، کالاهای تند گرش را معرفی می‌کند، محصولات ضایع و کم فروش را نشان می‌دهد و برای شناخت مشتری و بازار مصرف نیز بسیار مفید است.
سفارش گردانی همه فعالیت‌های یک فروشگاه را سرعت بخشیده و بهوبود می‌دهد و باعث می‌شود همه چیز در جایگاه درست خود قرار بگیرد.
مقاله معرفی انواع بارکدخوان را از دست ندهید!
مراحل دیگر سفارش گردانی
طی انبارداری مشخص می‌شود که محصولات چگونه باید جمع آوری شوند و موجودی آن‌ها چقدر است. سفارشات بر اساس همین دارایی‌ها انجام شده و اقلام دسته بندی می‌شوند. میزان کالاها باید با فاکتورها مطابق و بر اساس آن‌ها باشد.
پس از تایید همه معیارها و گرفتن سفارشات، نوبت به دسته بندی محصولات برای مشتری است که با طراحی
مد نظر شرکت صورت می‌گیرد. بسته بندی باید محکم باشد و باعث نشتی و تخریب نشود. برخی از شرکت‌ها خود از تجهیزات مربوط به این کار برخوردار اند و برخی دیگر از شرکت‌های دیگر کمک گرفته و با آن‌ها همکاری می‌کنند. البته این امر بسته به اندازه و نوع محصول می‌تواند خیلی پیچیده نباشد و تکنولوزی مخصوصی را طلب نکند.
حال نوبت به ارسال سفارشات است که به هماهنگی با شرکت‌های حمل و نقل وابسته می‌باشد. فروشگاه یا کارخانه مربوطه باید با این شرکت‌ها قرارداد ببندد و همچنین می‌تواند خود پیک داشته باشد و ارسالش را انجام دهد. البته نیاز به شرکت‌های حمل و نقل برای مسیرهای دور همچنان ضروری است و اکتفا به پیک ممکن نمی‌باشد. برخی از شرکت‌ها هزینه حمل و نقل را از مشتری دریاف می‌کنند و برخی دیگر از انجام این کار سر باز زده یا آن را با سود محصول حساب می‌کنند.
مرحله انتهایی سفارش گردانی پشتیبانی است که با استخدام افرادی برای پاسخ دهی به مشتری صورت می‌گیرد و انتقادات و پیشنهادات را برای کارایی بیشتر شرکت و خدمت رسانی بهتر ثبت می‌نماید. در این مرحله مصرف کننده یا خریدار شکایات خود را مستقیما به کارمند مربوطه انتقال می‌دهد و در صورت نیاز برای عذرخواهی از سوی شرکت هدیه‌ای دریافت می‌کند.
چرا به سفارش گردانی نیاز داریم؟
گفتیم که سفارش گردانی عملی ضروری و بدیهی برای همه شرکت‌های دارای انبار و ارائه کننده خدمات و محصولات بوده و خواه و ناخواه باید انجام شود. اما علت این ضرورت چیست؟ چرا به سفارش گردانی نیاز داریم؟
ممکن است تصور کنید که گرداندن یک فروشگاه اینترنتی آن قدرها هم سخت نیست و پیچیدگی خاصی ندارد؛ اما مسئله از آن جا آغاز می‌شود که این فروشگاه پا بگیرد و مشتری‌های بیشتری پیدا کند. هنگامی که میزان فروش افزایش یابد، دیگر نمی‌توان بر هر سفارش زوم کرد و آن‌ها را تک به تک مورد بررسی قرار داد. کافی است که کسب و کار شما رونق بگیرد، پس از آن می‌بینید که فرآیندهای سفارش گردانی تا حد حیاتی هستند و انجام ندانشان چه عواقبی دارد.
شما علاوه بر داشتن سرمایه کافی برای تهیه انبار، نرم افزار انبارداری، تجهیزات بسته بندی، نیروی کار توانمند، ارتباط با شرکت‌های حمل و نقل و… به جزییات دیگری همچون عدم بروز خطا، بررسی سودمندی محصولات، سیستم حسابداری توانمند، جلب رضایت مشتری و… نیازمندید و واضح است که تمامی این امور باید توسط یک تیم و نه یک نفر صورت بگیرند.
از طرفی همه افراد در مجموعه وظیفه خاص خود را دارند و سفارش گردانی به شکل تخصصی و ویژه باید توسط یک تیم مجرب یا نرم افزار مخصوص صورت بگیرد. با گسترش سفارشات متوجه می‌شویم که خدمات سفارش گردانی بسیار حیاتی اند و جایگاه والایی دارند.
خواندن مقاله ایران کد و ساختار آن به شما توصیه می‌شود.
از یک سیستم سفارش گردانی چه انتظاری می‌رود؟
سیستم سفارش گردانی را می‌توان یک واسطه به حساب آورد، واسطه ای میان مشتری و فروشنده. البته که در این بین شرکت‌های حمل و نقل و مجموعه‌های دیگر نیز می‌توانند دخیل باشند؛ اما مسئله اصلی رابطه بی‌نقص با کمترین هزینه مالی و زمانی میان مصرف کننده و تولید کننده است.
یک نرم افزار، سایت یا شرکت سفارش گردانی از خدمات مجموعه‌های دیگر استفاده می‌کند تا مراحل انبارداری و تحویل محصول به مشتری را آسان کند و نهایت رضایت را برای طرفین رقم بزند. این گونه درصد خطا در انبارداری و سایر مراحل سفارش گردانی به صفر متمایل شده و میزان سود شرکت مرطوبه از حد معمول فراتر می‌رود.
علت هم آن جا است که اکنون بسته بندی و ارسال محصولات، همچنین پیگیری سفارشات و تطبیق موجودی سایت با انبار چند باره چک شده و توسط تیم یا سیستمی که فقط همین کار را انجام می‌دهد بررسی می‌شود. در نتیجه می‌توانیم بگوییم انتظار دقیق ما از یک سیستم سفارش گردانی این است که فرایندهای مربوط به آن را تا حد ممکن تسهیل بخشد و مدیریت و حسابرسی کالاها را به صورتی حرفه‌ای میسر سازد.
سفارش گردانی تخصصی باعث نظارت کامل بر محصولات، تغییرات قیمت‌ها، بارکد، کنترل موجودی و سفارشات، انبارداری و… می‌شود و چشم اندازی جامع به شما می‌دهد که توسط آن می‌توانید کمترین ضرر، بیشترین پیشرفت و درآمد و مشتریانی راضی داشته باشید.
مزیت‌های سفارش گردانی برای شرکت‌ها کدام اند؟
در وهله اول این نکته حائز اهمیت است که با سپردن وظیفه سفارش گردانی به سیستمی تعبیه شده برای این کار، نه تنها بخشی از زحمات اضافه شرکت کم شده، بلکه این کار به طوری اصولی انجام می‌گیرد و نگرانی ناشی از اشتباهات گذشته را از بین می‌برد.
یک سیستم سفارش گردانی خوب باعث حصول اطمینان از ارقام موجود در صورت حساب‌های مالی شده و شک و گمانی به جای نمی‌گذارد. سفارش گردانی جداسازی ضایعات و کالاهای غیر قابل مصرف را رقم زده و برقراری نظم در انبار، کاهش خطای پرسنلی، بررسی عملکرد حسابدارها و انباردار، جلوگیری از زیان ناشی از تغییر قیمت کالا، جلوگیری از تجمع بیش از حد محصولات در انبار و زیان ناشی از فساد و خرابی کالاهای دارای تاریخ انقضا، جلوگیری از ثبت سفارش های تکراری، فراهم آوردن امکان گزارش گیری دقیق از انبار را فراهم می‌آورد و همچنین مراحل مربوط به پردازش، بسته بندی و ارسال را سرعت می‌بخشد.
سفارش گردانی باعث شناسایی کالاهای تند گرش شده و امکان نظارت بر همه اقلام را در هر زمانی از سال به وجود می‌آورد.
در آخر
شاپ یار، هرکدام از خدمات انبارداری، بسته بندی و توزیع سفارشات را خیلی راحت انجام داده و همه مشکلات موجود در سایت یا انبار را برطرف می‌کند. اگر با شاپ یار آشنایی ندارید، باید بگوییم که کلیه خدمات سفارش گردانی و انبارداری را به صورت حرفه‌ای و با فناوری پیشرفته برای شما انجام می‌دهد و این گونه فعالیت فروشگاه اینترنتی شما را بهبود می‌بخشد. اگر می‌خواهید کلیه امور به دست خودتان انجام شود هم ایرادی ندارد، شاپ یار نرم افزار پات را در اختیار شما می‌گذارد که با استفاده از آن سفارش گردانی اصولی و با کمترین میزان خطا قابل اجرا است.
