همان طور که می‌دانید این روزها فروشگاههای اینترنتی از محبوبیت ویژه‌ای برخوردار شده و روز به روز در حال افزایش اند. کارخانه‌های تولیدی نیز با توجه به نیازهای داخلی در حال پیشرفت اند و از این جهت مدیریت درست انبارها به دغدغه بزرگی تبدیل شده است.
شاید کسب و کارهای تازه بتوانند خود بر انبار و محصولاتشان نظارت کنند و آنها را سر و سامان دهند؛ اما با رونق گیری کسب و کار و زیاد شدن تعداد سفارشات، نیاز به سفارش گردانی و انبارگردانی پدید آمده و شرکت‌ها باید به صورتی حرفه‌ای و درست به این کار بپردازند. برای این که متوجه نیاز به انبارگردانی شویم و از هدف آن، انواع انبارگردانی و مزیت‌هایش باخبر شویم، بهتر است ابتدا به تعریف کاملی از آن برسیم و با روش انبارگردانی آشنا شویم.
اگر به این موضع علاقه بیشتری دارید مقاله سفارش گردانی چیست؟ را بخوانید تا ذهنتان برای خواندن این مقاله آماده‌تر باشد.
انبارگردانی چیست؟
انبارگردانی عملیاتی است که پس از گذشت بازه زمانی مشخص صورت می‌گیرد و پس از هر دوره مالی، میزان سود و زیان شرکت و موجودی کالاها را مشخص میکند. این کار با نظارت کامل بر انبار و تطابق موجودی‌ها، همچنین اصلاح آنان انجام شده و در طی آن تمام محصولات شمارش می‌شوند و با موجودی سیستم مقایسه خواهند شد. اگر میان موجودی انبار و آن چه در سیستم ثبت شده تفاوتی وجود داشته باشد، بایستی اصلاح گردد و هر دو موجودی با هم یکسان شوند.
در انبارگردانی، فضای انبار به طور فیزیکی کنترل می‌شود و شمارش دستی محصولات با حضور سرپرست انجام می‌گیرد. سرپرست انبار به محل قرارگیری کالاها اشراف کامل داشته و می‌تواند دیگر اعضا را نیز راهنمایی کند. سرپرست عملیات، گروه کنترل و گروه‌های شمارش که دارای شمارشگر و ثبت کننده در تگ‌های شمارش اند نیز در انبارگردانی حضور دارند.
انبارگردانی به هر روشی که صورت بگیرد باید کمترین میزان خطا را در پی داشته باشد. خطا در انبارگردانی برابر با خسارت است و می‌تواند جبران ناپذیر باشد، یا شرکت را با کسری و مشکلات دیگر مواجه کند. دقت در انبارگردانی بسیار مهم است و به همین علت این کار با روش‌هایی از پیش تعیین شده و اصولی برای پیشگیری از بروز خطا و یا نرم افزارهای تخصصی صورت می‌گیرد.
تطابق موجودی واقعی کالا با موجودی به ثبت رسیده در سیستم، نتیجه خطاهای انسانی در ثبت ورود و خروج محصولات از انبار، عدم ثبت رویدادهای مالی مربوط مانند خرید و فروش کالا، احتمال سرقت و سوء استفاده از موجودی واقعی انبار که سبب اختلاف میان موجودی ثبت شده در سایت و انبار می‌شود و… را خنثی میکند و باعث از میان رفتن این موارد می‌شود.
انبارگردانی با حسابداری در ارتباط است و معمولا با توجه به استانداردهای آن و حداقل سالی یک مرتبه اتفاق می‌افتد. شرکت‌های کالا محور و دارای انبار بسته به تعداد کالاها و میزان اهمیتشان می‌توانند بیش از یک بار از انبارگردانی بهره ببرند و آن را انجام دهند.
اکنون اغلب شرکت‌ها با استفاده از سیستم‌های پیشرفته، شرکت‌های حرفه‌ای و نرم افزارهای مخصوص انبارگردانی این کار را انجام می‌دهند و این امر مهم را به متخصص آن می‌سپارند تا به این شکل اوضاع بهتر مدیریت شود.
روش‌های انبارگردانی
آن چه به طور دائم بر انبارگردانی اثر می‌گذارد و لزوم تکرار آن را فراهم می‌آورد زمان است. از این رو می‌توان گفت که بازه‌های زمانی مشخص روش‌های انبارگردانی را تعیین می‌کنند که به شکل کلی سه نوع و به شکل جزئی پنج نوع می‌باشند.
روش انبارگردانی پایان سال
اصلی‌ترین روش انبارگردانی روش انبارگردانی پایان سال است که معمولا اجباری بوده و همیشه و در هر شرایطی به ضرورت انجام می‌شود. منظور از سال در این روش انبار گردانی، سال مالی است. در پایان هر دوره، برای انتقال موجودی انبار به سال آینده، رقم درست ارزش واقعی موجودی انبار برای ترازنامه و حساب‌های سالیانه مالی حاصل می‌شود و همه اقلام با کمترین درصد خطا محاسبه خواهند شد.
روش انبارگردانی میان دوره
همان طور که از نام این روش انبارگردانی معلوم است، معمولا در اواسط دوره مالی صورت گرفته و شمارش کالاها را به سرانجام می‌رساند. البته روش انبارگردانی میان دوره می‌تواند با بازه زمانی مشخص که براساس نوع کسب و کار تعیین می‌شود انجام شده و زمانی مخصوص هر شرکت داشته باشد.
روش انبارگردانی رندوم یا موردی
بازه زمانی مربوط به این روش انبارگردانی کوتاه‌تر بوده و مانند دیگر انواع روش انبارگردانی راهی برای کسب اطمینان از صحت موجودی ثبت شده در سیستم است. در طی این فرایند انتخاب کالاها به صورت رندوم انجام می‌شود و محصولات موردی شمارش خواهند شد. عدم مغایرت موارد منتخب با کاردکس موجودی چک شده و نتیجه اصلاح می‌شود. انبارگردانی موردی در بازه‌های زمانی تعریف شده برای کنترل وضعیت موجودی انبار و نیز در موارد اختلاف نظر بین هر یک از واحدهای سازمانی بر سر موجودی انبار انجام می‌شود.
روش انبارگردانی مستمر
همه شرکت‌ها این روش انبارگردانی را انجام نمی‌دهند و اکثرا به سه تای قبلی و یا حتی تنها انبارگردانی پایان سال بسنده می‌کنند. نکته قابل ملاحضه در رابطه با روش انبارگردانی مستمر این است که نیازی به تعطیلی انبار ندارد و همواره انجام می‌گیرد. عملیات به این شکل است که هر هفته میزان مشخصی از اقلام و موجودی‌ها شمرده شوند و با موجودی ثبت شده مقایسه گردند. عیب این روش انبارگردانی این است که به علت محدودیت زمانی امکان رسیدگی به اختلافات بزرگ وجود ندارد.
روش انبارگردانی ناگهانی
هر شرکتی باید بتواند از موجودی انبار خود محافظت کند و اجازه سوء استفاده از اموال خود را ندهد. از این رو روش انبارگردانی ناگهانی، به منظور پیشگیری از سرقت‌های احتمالی ابداع شده که بدون وقت قبلی صورت می‌گیرد و موجودی کالای انبار را بررسی میکند.
خواندن مقاله ایران کد و ساختار آن به شما توصیه می‌شود.
شمارش در انبارگردانی
متوجه شدیم که اصل مهم در انبارگردانی شمارش است. شمارش در روش انبارگردانی به شیوه‌های متنوعی صورت می‌گیرد و مغایرت با کاردکس در آن سنجیده می‌شود. در روش انبارگردانی برای به حداقل رساندن خطا ممکن است شمارش موجودی در چند نوبت تکرار شود.
روش انبارگردانی تک شمارشی
در این حالت کالاها تنها یک بار شمرده می‌شوند و سپس با رقم کاردکس مقایسه خواهند شد. در صورت عدم وجود مغایرت میان تعداد محصولات و موجودی سایت، گزارش صحت موجودی انبار صادر می‌شود. اگر حالتی به جز این باشد و اختلافی پیدا شود، بنا به نوع اختلاف اسناد مختلفی به ثبت خواهند رسید تا اصلاحات اتفاق بیفتند. در صورت وجود کسری موجودی، سند کسری و در صورت وجود اضافه موجودی، سند اضافی صادر می‌شود.
البته تعریف دیگری برای روش انبارگردانی تک شمارشی وجود دارد که آن را محدود به شرایطی که موجودی انبار کاملا صحیح بوده می‌داند. اگر اختلاف وجود داشته داشته باشد شمارش دوم اتفاق می‌افتد.
روش انبارگردانی دو شمارشی
پس از شمارش اول و در صورت مشاهده تفاوت بین موجودی واقعی و موجودی کاردکس، عملیات شمارش مجددا صورت گرفته و ملاک شمارش دوم است. در صورتی که اعداد حاصل برابر با اعداد شمارش اول باشد، مقدار شمارش شده معتبر و به عنوان موجودی اصلی گزارش می‌شود. در غیر این صورت مرحله سه شمارشی رخ میدهد.
روش انبارگردانی سه شمارشی
در صورت وجود مغایرت بین دو شمارش، حالت سه شمارشی اتفاق می‌افتد و ملاک عدد به دست آمده در شمارش سوم است. این مرحله مرحله آخر است و عدم دقت در آن هزینه زیادی می‌گیرد. تنها عدد حاصل از شمارش سوم معتبر است و موجودی واقعی به حساب می‌آید.
برای داشتن اطلاعات بیشتر و بهتر مقاله معرفی انواع بارکدخوان را بخوانید.
هدف از انبارگردانی چیست؟
سرمایه اصلی شرکت‌های کالا محور موجودی انبار بوده و این مورد که بر اساس خرید و فروش متغیر است، باید مدام مورد نظارت باشد. دارایی تجاری شرکت در پایان سال مالی بررسی می‌شود و سود و زیان وارده به آن را تعیین میکند. همچنین طی انبارگردانی معلوم می‌شود که چه عواملی سبب سود بیشتر و چه عواملی باعث ضرر شده اند و در طی این دوره دقیقا چه اتفاقی افتاده است. پس می‌فهمیم که روش انبارگردانی برای شرکت‌ها و به ویژه فروشگاههای اینترنتی ضروری است و لازم است لااقل یک بار در سال انجام شود. کسب و کارهایی با حجم بالای کالا در انبار نیاز دارند که مدام موجودی خود را مورد شمارش قرار دهند و آن را با کاردکس حسابداری مقایسه کنند.
هدف از هر روش انبارگردانی کنترل کمیت و کیفیت کالا است. این کار علاوه بر این که یک گزارش دقیق از کلیه امور ارائه میکند، کمکی ویژه برای فعالیت‌های حسابرسی و حسابداری است و خطاهای پرسنلی، سیستمی یا انسانی را از بین می‌برد. پس از انبارگردانی همه چیز نظمی دوباره پیدا میکند و کالاهای ضایع و اضافه دور ریخته می‌شوند. همچنین محصولاتی که در شرف خراب یا فاسد شدن اند به نحوی بهبود یافته یا به کمک انبارگردانی تحت شرایطی ویژه به فروش می‌رسند.
نکات نهایی مربوط به انبارگردانی
روش انبارگردانی به منظور سرعت بخشیدن و کنترل کیفی فعالیت‌های شرکت صورت گرفته و از این رو علاوه بر این که باید با دقت صورت بگیرد، بهتر است با رعایت چند نکته ساده زمان کوتاه‌تری نیز داشته باشد؛ کما این که استفاده از نرم افزارها و سیستم‌های انبارگردانی خوب مانند شاپ یار همه این مشکلات را برطرف میکند.
- پیش از هر چیز باید تیم انبارگردانی خود را مشخص کنید. مهم‌ترین فرد در تیم انبار گردانی سرپرست گروه است که باید فردی مورد اعتماد و کاربلد باشد و بتواند دیگران را نظم و سامان دهد.
- هماهنگی‌های لازم با واحدهای دیگر و به خصوص واحد حسابداری از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است و با توجه به اینکه در شمارش موجودی کالا امکان ورودی و خروجی هیچ کالایی از انبار وجود ندارد، اطلاع دادن زمان دقیق شروع انبارگردانی و مدت آن الزامی است.
- سرپرست تیم انبارگردانی یک دستورالعمل تهیه میکند که به نوعی نقشه عملیات است و مورد بررسی قرار گرفته و در صورت وجود اشکال و قبل از شروع روش انبارگردانی و شمارش موجودی اصلاح می‌شود و باید با مسئولین شرکت و مؤسسه حسابرسی تماس حاصل شود.
- روزهای انبارگردانی بهتر است به شکلی کتبی اطلاع داده شوند و افراد مشغول در واحدهای دیگر احتیاجات خود را پیش از آن روزها برآورده کنند.
- گروه‌های شمارش باید آموزش کافی ببینند و امین و باتجربه باشند.
- برای سهولت در انجام کار، پیش از شروع روش انبارگردانی کالاها را با نظمی مشخص بچینید. برای مثال موجودی‌های یکسان، کالاهای امانی، ضایعات و… را در کنار یکدیگر مرتب کرده و تفکیک کنید تا شمارش و دسته بندی آنها آسان‌تر شود.
- پیش از شروع شمارش موجودی انبار می‌بایست لیستی از کالاهای امانی که در انبار وجود دارد، کالاهایی که در طبقه دارایی‌های ثابت قرار می‌گیرند، لوازم اسقاطی و اقلام راکد و کم مصرف را به طور دقیق فراهم کنید و به طور کلی از تمامی اجناسی که به هر دلیلی در انبار هستند فهرست کاملی داشته باشید.
- انبارگردانی به هر حال فرایندی دیداری است و اقلام را به صورت تک به تک محاسبه و شمارش میکند.
- به منظور رعایت روش انبارگردانی باید تگ‌های کالا و چیدن آنها روی کالاهای موجود در انبار را تهیه کرده و برچسب‌های محصولات معلوم باشند.
- برچسب‌های شمارش و علامت گذاری‌ها برای جلوگیری از خطا در شمارش به کار می‌روند.
- تگ شمارش کالا که برای ثبت نتایج شمارش اقلام موجودی‌های انبار در نظر گرفته شده، بر روی قفسه‌های مربوط به هر قلم از کالاها چسبانده می‌شود و از تکرار شمارش جلوگیری میکند.
- شمارش در روش انبارگردانی ممکن است بیش از یک بار باشد که معیار عدد به دست آمده از شمارش آخر است.
- در صورت وجود مغایرت بین موجودی انبار و موجودی کاردکس باید برای اختلاف موجودی تعیین تکلیف شود.
- در صورت نیاز به ورود و خروج کالا از انبار به هنگام انبارگردانی، که مطلقا ممنوع است مگر این که شرایط خیلی ضروری و استثنایی باشد، سرپرست انبارگردانی باید به آن نظارت داشته باشد و حواله و رسیدهای آن را امضا کرده، تاریخ دقیق این رخداد را مشخص کند.
- مشخصات کامل اقلام و همچنین نام آنها باید به صورت واضح بر روی آنان نوشته و بر قفشه اجناس یا خودشان نصب گردد.
- موجودی‌هایی که به آسانی شناخته نمی‌شوند باید با کمک مسئولین انبار و نوشتن شماره صحیح یا شرح کامل مشخص شوند.
- اقلام نایاب، اسقاط و اجناس بدون استفاده بایستی از سایر اقلام جدا شده باشند.
- موجودی‌های امانی نباید در شمارش به حساب بیایند، بنابراین باید مشخص شده و از سایر محصولات سوا باشند.
- برای آسان‌تر شدن امر شمارش باید برگه‌های شمارش در دو نسخه تنظیم و از پیش آماده و شماره‌گذاری شده باشد.
- برای جلوگیری از شمارش مجدد و یا شمارش نشدن قسمتی از موجودی‌ها، لازم است در مدت زمان انبارگردانی جابجایی اجناس بین قسمت‌های مختلف تا آنجا که ممکن است انجام نشود.
- گروه‌های شمارش دو نفره و متشکل از یک فرد که شمارش را انجام میدهد و فردی که تایید میکند می‌باشند.
- اگر روش انبارگردانی دو شمارشی است بهتر است به وسیله گروه‌های متفاوت باشد.
- اگر موجودی بر حسب وزن و نه تعداد به ثبت می‌رسد باید تجهیزات لازم برای توزین آن در دسترس باشد.
- کالاهای غیر قابل استفاده و فاسد نیز باید با ذکر مورد ثبت و شمارش شوند.
- محتویات تعدادی از موجودی‌های سربسته باید توسط گروه‌های شمارش کننده مورد شمارش قرار بگیرد.
- امضا تمام برگه‌های سفارش و هرگونه اصلاح در آنها وسیله هر دو گروه شمارش ضروری است.
- برگه‌های شمارش و صورت جلسات باید به وسیله کلیه مسئولین از جمله شمارش کنندگان، سرپرست انبارگردانی و حسابرس داخلی امضا شود.
- حسابرس‌ها باید یک نسخه از دو نسخه اسناد و برگه‌ها را پیش خود داشته باشند.